HRP系列（八）：资金管理系统

观海日记

在当今社会，医院作为守护人们健康的关键阵地，其运营管理水平直接关乎医疗服务的质量与效率。然而，当前许多医院在资金管理方面却深陷困境，面临着诸多棘手难题。
资金流向不透明犹如一团迷雾，笼罩着医院的财务管理体系。一些医院内部存在着 “小金库” 现象，部分资金脱离了正规账目监管，被私自挪用，用于违规发放福利、购置非医疗用途物品等，使得资金的真实去向扑朔迷离。这不仅违反了财务纪律，更可能滋生腐败问题，严重损害医院的公信力。
预算超支频发则如同悬在医院头顶的达摩克利斯之剑。医院在进行预算编制时，往往缺乏精准的预测与科学的规划。一方面，对医疗市场需求变化预估不足，在设备采购、药品储备等方面盲目跟风，导致资源闲置浪费；另一方面，面对突发公共卫生事件或季节性疾病高发期，又因预算预留弹性空间不够，只能仓促追加投入，使得预算失控，资金缺口不断扩大。
而资金闲置浪费问题，同样让医院苦不堪言。部分医院账面上趴着大量活期存款，未能根据资金使用计划进行合理的理财规划，错失资金增值机会。同时，在设备采购环节，一些医院缺乏统筹考量，盲目追求高端先进设备，却忽视了实际利用率，致使昂贵设备长期闲置，占用大量资金，折旧成本居高不下。
这些资金管理问题相互交织，严重制约了医院的发展，削弱了其在医疗市场中的竞争力，甚至可能间接影响患者的就医体验与医疗服务质量。因此，构建一套高效、智能的医院资金管理系统，已然成为医院破局突围、实现可持续发展的当务之急。

一、资金收款管理
在现代化医院管理体系中，孤立的信息系统犹如一座座信息孤岛，阻碍着医院运营效率的提升。医院资金管理系统深知打破壁垒、实现互联互通的重要性，因而积极与医院信息系统（HIS）、财务管理系统、预算管理系统、采购管理系统等深度集成，构建起一个有机融合的医疗信息生态。
以门诊收费为例，患者前来就医挂号，系统自动调用挂号信息模块，记录患者基本信息与挂号科室、医生等详情。医生诊疗后开具处方、检查检验项目，收费员在系统中一键点击，系统迅速整合各项费用明细，依据医保政策自动计算医保报销金额与患者自付部分，生成清晰明了的收费清单。患者可选择现金、银行卡、微信、支付宝等多种支付方式完成缴费，支付成功后，系统实时更新门诊收入账目，资金流入医院银行账户，并同步反馈至财务总账模块，确保账目实时准确。
在住院业务流程中，患者办理入院手续时，系统开启住院押金收取流程，登记押金金额、支付方式等信息。住院期间，每日产生的床位费、护理费、药品费、检查治疗费等，系统自动累计并实时显示欠费情况，当欠费达到预警线时，及时通知患者家属补缴押金。患者出院结算时，系统再次精准核算总费用，扣除已缴押金与医保报销款后，生成结算清单，多退少补，完成结算后，将本次住院收支数据归档至财务报表模块，为成本核算、财务分析提供详实依据。

如图：资金收款流程

与 HIS 系统对接后，资金管理系统能够实时获取患者挂号、诊疗、结算等信息，实现门诊收费、住院押金收取的自动化处理，患者缴费后，费用信息立即同步至资金管理系统，无需人工重复录入，大大提高了收费准确性与效率；同时，资金管理系统还能将医保报销数据反馈给 HIS 系统，方便医护人员查询患者医保结算情况，优化诊疗方案。
与 EMR 系统集成，则让资金管理系统能够依据患者病历信息，分析疾病诊疗成本，为病种成本核算提供精准数据支持。例如，针对某一特定病种，系统结合病历中的检查项目、用药记录、治疗周期，准确核算出该病种的平均诊疗成本，为医院制定合理的收费标准、控制医疗成本提供有力依据。
在采购管理方面，资金管理系统与采购管理系统协同作业，当采购管理系统发起采购申请，资金管理系统根据预算情况、库存资金占用等因素，自动审核采购资金是否充足，若资金充裕则快速审批通过，采购完成后，物资入库信息实时同步至资金管理系统，更新库存资金占用数据。
通过与各关键业务系统的无缝对接，医院资金管理系统打破了信息孤岛，实现了数据的实时共享与业务的高效协同，为医院整体运营注入强大动力。

二、资金付款管理
医院日常运营涉及方方面面，资金的合理调配是关键。资金管理系统宛如一位精明的管家，依据医院过往业务数据、季节性疾病发病规律以及医疗市场动态变化，运用智能算法对各科室资金需求进行精准预测。
在药品采购环节，系统根据历史用药数据、药品库存周转率以及疾病流行趋势，精确计算出每种药品的最佳采购量与采购时间，避免药品积压占用资金，同时确保临床用药供应不断档。
对于医疗设备购置，系统综合评估科室患者流量、现有设备老化程度与使用率，以及新技术开展需求，合理安排设备更新资金，优先购置急需且效益高的设备。
而设备采购流程更为复杂严谨，科室根据业务发展需求提出设备采购申请，经科室负责人、设备管理部门、财务部门、院领导多层审批通过后，系统生成采购订单，自动关联供应商信息、合同条款、付款进度安排。
设备到货验收合格入库，系统依据入库单更新固定资产台账，同步触发应付账款确认流程，按照合同约定付款节点，在资金计划模块协调下，完成资金支付申请、审批与支付操作，确保设备采购资金专款专用、流程规范透明，每一个步骤都有迹可循、责任明确，全方位保障医院资金管理的高效与精准。
医院资金犹如人体的血液，一旦出现安全问题，整个医院运营将陷入瘫痪。从最基础的操作员录入数据权限，到科室负责人审核权限，再到财务主管最终审批权限，每一步都严格把关，确保资金操作有迹可循、责任到人。
同时，系统对资金流向进行 24 小时实时监控，无论是门诊收费、住院押金缴纳，还是药品采购付款、设备购置支出，任何一笔资金的流动都在系统的严密注视之下。
一旦发现异常资金流向，如短期内资金频繁向陌生账户转移，或与医院业务毫无关联的大额支出，系统立即发出警报，冻结可疑交易，并及时通知相关管理人员，将风险扼杀在萌芽状态，有效防范内部人员挪用公款、外部诈骗等安全隐患。
此外，系统还能优化资金支付流程，根据合同付款期限与资金闲置情况，自动选择最佳付款时机，在不影响医院信誉的前提下，最大限度地延长资金占用时间，加速资金周转，让有限的资金发挥最大的效益。

如图：资金付款流程

医疗行业的不确定性犹如一场场 “突发风暴”，随时可能打乱原有的资金计划。资金管理系统充分考虑到这一特性，为医院配备了灵活应变的 “资金调整锚”。
当突发公共卫生事件，如疫情爆发，医院需要紧急采购大量防疫物资、增设隔离病房、调配医护人员，导致资金支出大幅增加时；或是医保支付政策突然调整，报销比例、范围变动影响医院收入与资金回笼周期时，系统允许管理人员迅速启动资金计划调整流程。
依据实时数据反馈，在系统中便捷地修改资金预算项目、金额、时间节点等关键参数，重新评估资金缺口或盈余，并一键生成调整后的资金计划方案。
同时，系统自动追溯关联受影响的业务流程与预算科目，确保调整后的计划逻辑严谨、环环相扣，助力医院在危机时刻迅速做出反应，保障医疗服务的正常运转与资金的合理调配。

三、资金管理系统介绍
医院资金管理系统如同一个精密的 “资金中枢”，首要任务便是将医院各类账户信息进行全方位整合。无论是与外部金融机构紧密相连的银行存款账户，涵盖了基本户、一般户、专用户等，用于日常资金收付、税费缴纳、贷款结算；还是医院内部用于成本核算、经费划拨的内部账户，如科室经费账户、科研项目专项账户；亦或是医保部门为方便患者就医结算设立的医保结算账户，系统都能将其关键信息一网打尽。
通过与银行系统、医院内部信息系统（HIS、HRP 等）的深度对接，实现数据实时同步更新，让管理人员只需轻点鼠标，便能在统一的操作界面上，一站式查询到所有账户的余额、交易明细、资金流向等关键信息，犹如掌握了医院资金的 “全景地图”，资金动态尽在掌控之中。

如图：资金管理系统架构

医院资金管理系统是医院财务管理的核心工具，它整合了医院资金运作的各个环节，实现了资金的高效管理和精准监控。以下是对该系统各功能模块的详细介绍：
1. 决策分析模块1）资金日报分析
每日自动生成资金日报，清晰呈现医院当天的资金流入、流出及余额情况，让管理者能快速掌握医院资金的实时动态，及时发现资金异常波动，例如某一天的医疗收入突然大幅下降或某项支出异常增加，以便迅速采取应对措施。
2）资金流动性分析
通过对医院短期和长期资金流入与流出的预测和分析，评估医院资金的流动性状况。系统会考虑门诊收入、住院收入、药品采购支出、设备购置付款等因素，计算出资金周转周期、流动比率等指标，帮助医院合理安排资金，确保有足够的资金满足日常运营和突发情况的需求，避免出现资金链断裂的风险。
3）收支情况分析
对医院的收入和支出进行分类统计与分析，按科室、按项目、按时间段等多维度展示收支数据。例如，可以分析出哪个科室的收入贡献最大，哪类医疗项目的支出占比较高，为医院优化资源配置、控制成本提供数据支持，有助于医院调整经营策略，提高经济效益。
4）预实分析
将预算数据与实际执行数据进行对比分析，直观展示预算的执行进度和差异情况。对于超出预算的项目，系统会自动预警并提示差异原因，如某项医疗设备的采购实际支出超出预算，可能是因为市场价格波动或采购过程中的额外费用等，帮助医院及时调整预算或控制成本，确保资金使用符合预算规划。
5）到期预警
对医院的各类到期事项进行预警，包括贷款到期、债券兑付、合同付款期限等。提前通知相关部门和人员，以便做好资金安排和准备工作，避免因逾期而产生的违约金或信用风险，保障医院的财务信誉和资金安全。
6）资金指标预警
设定一系列资金管理指标，如资金利润率、资产负债率等，当这些指标超出预设的合理范围时，系统自动发出预警信号。管理者可根据预警信息及时发现医院资金管理中存在的问题，如资金盈利能力下降或偿债能力不足等，采取相应的改进措施，优化资金结构和运营管理。
7）头寸预测
结合医院历史资金数据、业务计划和市场趋势等因素，预测未来一段时间内医院的资金头寸情况，即资金的盈余或短缺状况。为医院的资金筹集、投资决策和资金调配提供前瞻性的参考依据，例如预测到未来一个月资金可能短缺，医院可以提前安排贷款或调整资金使用计划。
8）资金信息监控
实时监控医院资金在各个账户、各个业务环节的流动情况，包括资金的流入来源、流出去向、账户余额变动等。确保资金的安全和合规使用，防止资金挪用、贪污等违规行为的发生，同时也为医院的资金管理决策提供实时、准确的数据支持。
9）资金报表管理
提供丰富多样的资金报表模板，如现金流量表、资金收支明细表、资金预算执行情况表等，用户可根据需要自定义报表内容和格式，方便医院内部各层级人员查看和分析资金信息，满足不同管理层面的决策需求。
10）资金风险预警
基于大数据分析和风险模型，对医院面临的资金风险进行实时监测和预警，涵盖市场风险、信用风险、流动性风险等多个方面。
例如，当医保政策调整可能导致医院医保收入减少时，系统会及时发出风险预警，提示医院提前采取应对措施，如优化医保报销流程、拓展自费医疗项目等，降低资金风险对医院运营的影响。
2. 资金管理模块1）账户管理

• 账户信息：集中管理医院所有的银行账户和内部账户信息，包括账户名称、账号、开户行、账户类型等，方便查询和维护。
  
• 开销户管理：规范医院账户的开立和销户流程，确保账户的开设符合医院财务管理规定和银行要求，销户时及时清理账户余额和相关业务，保障账户管理的规范化和安全性。
  
• 实时余额：实时获取各账户的余额信息，让财务人员和管理者随时掌握医院资金的分布情况，便于资金的统筹安排和调配。
  
• 账户审计：记录账户的所有交易明细和操作日志，支持审计人员对账户资金流动进行审计，确保账户资金的安全和合规使用，防范财务风险。
  

2）付款管理

• 付款申请：科室或部门根据业务需求发起付款申请，填写付款事由、金额、收款单位等信息，系统自动流转至审批流程，确保付款申请的规范性和准确性。
  
• 付款处理：财务人员根据审批通过的付款申请，进行付款操作，系统支持多种付款方式，如网银转账、支票支付等，并自动记录付款信息和凭证，便于后续查询和对账。
  
• 请款申请：对于一些特殊的资金需求，如临时借款、预付款等，提供请款申请功能，明确请款用途、金额和还款计划等，经过审批后进行资金拨付，加强对特殊资金使用的管理和控制。
  
• 退票抹账：当付款出现退票或需要抹账等异常情况时，系统提供相应的处理流程，记录退票原因和处理结果，确保资金账目清晰准确。
  

3）收款管理

• 银行收款：自动接收银行反馈的收款信息，包括患者缴费、医保回款、商业保险理赔款等，并及时更新医院资金账户余额，同时将收款信息与相关业务系统进行关联，如患者缴费信息与门诊收费系统、住院收费系统对接，方便财务人员和业务人员查询和核对。
  
• 现金收款：对于医院收到的现金收入，如门诊挂号费、现金缴费等，系统提供现金收款登记功能，记录收款日期、金额、收款员等信息，并自动生成现金日报表，确保现金收入的安全和准确入账。
  
• 票证收款：管理医院收到的各类票证，如汇票、本票等，记录票证的基本信息、收款日期、到期日等，在票证到期时自动提醒财务人员进行收款处理，提高票证收款的效率和准确性。
  
• 自动补填：对于一些因系统故障或其他原因导致收款信息未及时录入的情况，系统提供自动补填功能，根据银行流水或其他相关凭证，自动补录收款信息，确保资金账目完整无误。
  

4）结算管理

• 普通付款：处理医院日常的一般性付款业务，如水电费缴纳、物业费支付、办公用品采购付款等，按照设定的付款流程和审批权限进行操作，确保付款的及时性和准确性。
  
• 委托付款：当医院需要委托第三方代为支付款项时，如委托银行代扣代缴社保费用、公积金等，系统提供委托付款功能，记录委托付款协议、付款金额、付款周期等信息，自动生成委托付款凭证，并实时跟踪委托付款的执行情况。
  
• 内部转账：实现医院内部科室之间、账户之间的资金划转，如将门诊收入账户的资金划转至住院收入账户，或科室之间的经费调剂等，系统自动记录内部转账信息，方便内部资金结算和成本核算。
  
• 结算控制：对结算过程中的关键环节进行控制，如付款金额的限额控制、收款账户的合法性校验等，防止结算错误和资金风险，保障医院资金结算的安全和合规。
  

5）票证管理

• 应收票据：管理医院持有的应收票据，包括票据的收取、背书转让、贴现、到期收款等业务流程，记录票据的票面信息、出票人、背书人、贴现利率等详细内容，实时跟踪应收票据的状态和价值变动，为医院的资金管理和财务核算提供准确的数据支持。
  
• 应付票据：处理医院开具的应付票据，如银行承兑汇票、商业承兑汇票等，从票据的开具、承兑、付款等环节进行全程管理，记录应付票据的金额、到期日、收款人等信息，确保按时兑付应付票据，维护医院的商业信誉。
  
• 空白票据：对医院的空白票据进行库存管理，包括票据的领用、使用、作废等操作，记录空白票据的编号、领用部门、领用日期等信息，防止空白票据的丢失和滥用，保障票据管理的安全性和规范性。
  
• 信用证：对于涉及国际贸易或大型设备采购等业务需要使用信用证结算的情况，系统提供信用证管理功能，包括信用证的申请、开立、修改、议付、付款等流程的管理，记录信用证的相关条款、保证金缴纳情况、单据审核等信息，确保信用证结算的顺利进行，降低结算风险。
  

6）资金计划

• 计划编制：医院各科室根据业务发展计划和资金需求，编制年度、季度或月度资金计划，包括收入计划和支出计划，系统提供模板和引导式操作，方便科室人员准确填写资金计划内容，如预计门诊收入、住院收入、药品采购支出、设备购置支出等。
  
• 计划执行：实时跟踪资金计划的执行情况，将实际的资金收支与计划进行对比，分析差异原因，对于未按计划执行的项目，及时提醒相关部门和人员，确保资金使用符合计划安排，提高资金计划的严肃性和执行力。
  
• 计划调整：当医院业务发生变化或出现不可抗力因素等情况时，允许对资金计划进行调整，系统记录调整原因、调整内容和审批流程，确保资金计划的灵活性和适应性，同时保证调整后的计划仍然符合医院整体战略和财务管理要求。
  
• 计划分析：对资金计划的执行结果进行分析和评估，提供各类分析报表和图表，如资金计划执行情况对比表、资金计划完成率分析图等，帮助医院管理者了解资金计划的准确性和有效性，为下一期资金计划的编制提供参考依据，不断优化资金计划管理水平。
  

7）结算核查

• 交易查询：提供便捷的交易查询功能，用户可以根据日期、账户、交易类型、金额等条件查询医院的所有资金交易记录，包括收款、付款、转账等，快速定位和追溯每一笔资金的流向和交易详情，便于财务核对和审计。
  
• 电子回单：系统自动生成电子回单，作为资金交易的有效凭证，电子回单包含交易日期、交易金额、交易双方信息、交易摘要等内容，与银行电子回单格式一致，方便财务人员进行账务处理和存档，同时也提高了工作效率和凭证管理的规范性。
  
• 对账管理：支持医院与银行、医院内部账户之间的对账功能，系统自动获取银行对账单或内部账户余额信息，与医院资金管理系统中的账务数据进行自动核对，对于对账差异，系统提供差异分析和处理功能，帮助财务人员快速查找和解决对账问题，确保账账相符、账实相符。
  
• 差错处理：当发现资金交易或账务处理出现差错时，系统提供差错处理流程，记录差错原因、处理措施和处理结果，如因误操作导致付款金额错误，财务人员可以通过差错处理功能进行冲正、补正等操作，保证资金账目准确无误。
  

8）资金管理

• 资金归集：对于医院拥有多个分支机构或账户的情况，系统可以实现资金的自动归集，将分散在各个账户的资金按照设定的规则和时间周期集中到医院的主账户或指定账户，提高资金的使用效率和集中度，降低资金闲置成本。
  
• 资金上划：当医院需要将资金上划至上级主管部门或集团总部时，系统提供资金上划功能，按照规定的上划流程和审批权限进行操作，记录上划金额、上划日期、上划账户等信息，确保资金上划的安全和准确。
  
• 资金下拨：上级主管部门或集团总部对医院进行资金下拨时，系统接收下拨资金信息，并及时入账，同时记录资金下拨的用途和相关要求，便于医院合理使用下拨资金，提高资金使用效益。
  
• 头寸调整：根据医院资金头寸预测和实际资金需求，对医院的资金头寸进行动态调整，如通过短期投资、银行理财产品等方式提高资金收益，或通过银行借款等方式补充资金短缺，确保医院资金头寸始终处于合理水平，满足医院运营和发展的资金需求。
  

9）资金监管

• 头寸管理：实时监控医院的资金头寸情况，包括可用资金余额、预计资金流入流出等，设置头寸预警阈值，当头寸低于或高于预设值时，系统自动发出预警通知，提醒财务人员及时采取资金调度措施，保障医院资金的流动性和安全性。
  
• 违规支付：通过设置资金支付规则和审批流程，对医院的资金支付进行实时监控，一旦发现违规支付行为，如超预算付款、未经授权的付款等，系统自动拦截并发出警报，同时记录违规支付信息，便于事后追查和责任认定，有效防范资金风险和财务违规行为。
  
• 资金监控：对医院资金的整个流动过程进行全面监控，包括资金的筹集、分配、使用、结算等环节，实时监测资金的流向、流量和流速，分析资金流动的合理性和合规性，为医院管理者提供实时的资金监控报告和风险提示，确保医院资金安全、高效运行。
  
• 异常处理：当系统监测到资金流动异常情况，如大额资金异常划转、频繁的资金往来等，系统自动触发异常处理流程，通知相关人员进行核查和处理，同时提供异常情况的详细信息和分析报告，帮助医院及时发现和解决资金管理中的潜在问题，保障医院资金管理的正常秩序。
  

3. 业务系统集成模块1）财务系统集成
与医院现有的财务核算系统无缝对接，实现资金数据的实时共享和交互。资金管理系统中的收款、付款、结算等业务数据自动传递至财务核算系统，生成相应的会计凭证，确保财务数据的一致性和准确性，同时财务核算系统中的预算数据、科目余额等信息也可实时反馈至资金管理系统，为资金管理决策提供数据支持。
2）OA 系统集成
与医院办公自动化（OA）系统集成，实现资金管理流程与办公流程的协同。例如，资金管理系统中的付款申请、报销申请等流程可以在 OA 系统中发起和审批，审批结果自动同步至资金管理系统，提高工作效率和流程透明度，减少信息孤岛和重复操作。
3）采购系统集成
与医院采购管理系统对接，实现采购业务与资金支付的紧密结合。采购系统中的采购订单、合同信息、验收报告等数据实时传递至资金管理系统，资金管理系统根据采购合同约定的付款条件和进度，自动生成付款计划和付款申请，确保采购资金的及时支付和合理使用，同时也便于对采购资金的全程跟踪和监控。
4）HR 系统集成
与医院人力资源（HR）系统集成，实现人员费用支出的精准管理。HR 系统中的员工信息、工资核算数据、社保公积金缴纳数据等实时同步至资金管理系统，资金管理系统根据这些数据自动生成人员费用支出计划和付款清单，确保员工薪酬、福利等费用的按时准确发放，同时也便于对人员费用的预算控制和成本分析。
5）His 系统集成
与医院信息系统（His）集成，实现医疗业务收入与资金管理的一体化。His 系统中的门诊收费、住院收费、医保结算等业务数据实时传输至资金管理系统，资金管理系统自动更新收入账户余额，生成收入报表，并根据收入数据进行资金预算执行情况分析和预测，为医院的资金管理提供实时、准确的业务数据支持，提高医院资金管理的精细化水平。
6）费控系统集成
与医院费用控制系统集成，实现费用控制与资金支付的联动管理。费控系统中的费用预算、费用报销标准、费用审批流程等信息实时共享至资金管理系统，资金管理系统在处理付款业务时，自动依据费控系统的规则进行费用合规性检查和预算控制，确保资金支付符合医院费用管理制度和预算要求，有效控制医院运营成本。

四、总结
为满足现代医院多样化的结算需求，资金管理系统可以支持和融合多种结算方式。在传统现金与银行转账结算基础上，紧跟移动支付潮流，无缝接入微信支付、支付宝支付等主流第三方支付平台，为患者提供便捷的线上缴费渠道，患者只需动动手指，即可随时随地完成挂号费、诊疗费、药品费等支付，大大缩短就医缴费排队时间，提升就医体验。
对于供应商货款结算、医保部门费用清算等对公业务，系统支持批量银行转账功能，依据合同约定、结算周期，自动生成付款清单，一键提交银行处理，实现资金快速、准确到账。
同时，针对跨境医疗合作、学术交流等涉及外币结算业务，系统与具备外汇业务资质的银行紧密合作，实时获取汇率信息，自动完成外币兑换与结算，降低汇率波动风险，确保医院对外业务结算顺畅无阻，全方位提升资金结算效率与灵活性。
另外， 在资金结算过程中的对账工作，稍有差错便可能引发财务风险。医院资金管理系统可以进行实现自动化对账功能，系统每日定时自动抓取医院内部账目数据、银行对账单数据以及第三方支付平台交易记录，运用智能匹配算法，按照交易时间、金额、摘要等关键信息进行精准比对。
对于正常匹配的交易，系统自动标记为已对账，并实时更新账目余额；一旦发现对账差异，如单边账、金额不符、重复记账等问题，系统立即发出预警通知，详细列出差异明细，辅助财务人员快速定位问题根源。
通过与银行、第三方支付机构建立的直联沟通机制，可实时获取交易明细补充信息、核实资金清算状态，及时解决对账差异，确保医院账目与外部结算记录始终保持高度一致，为财务决策提供精准、可靠的数据支持。
作者：观海日记，公众号：观海日记
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